KI-Telefonassistentfür Physiotherapie

Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe auf der Nummer deiner Praxis annimmt und das Anliegen im Gespräch klärt. Manche sagen KI-Rezeption oder KI-Anrufbeantworter dazu. Der Unterschied zum klassischen Anrufbeantworter: Marie fragt nach, trägt Termine ein, nimmt Absagen direkt entgegen und legt deinem Team fertige Vorgänge direkt ins System, per Schnittstelle oder E-Mail, statt Sprachnachrichten. Sie kann außerdem selbst anrufen, etwa wenn eine Lücke frei wird.

Es gibt spezialisierte Anbieter für Arzt- und Therapiepraxen und allgemeine Plattformen wie ScaleTalk, die für eine Praxis eingerichtet werden. Für Physiotherapie lohnt es sich, auf drei Dinge zu achten: Kennt der Assistent die Fristen der Heilmittel-Richtlinie, nimmt er Hausbesuche und Selbstzahler sauber auf, und kann er auch ausgehend anrufen, zum Beispiel für die Warteliste. Am schnellsten prüfst du das mit einem Testanruf.

Im Forum von physio.de fallen immer wieder dieselben Worte: das dauerhafte Klingeln des Telefons, Telefonieren als Zeiträuber, Termine neu vergeben und nachplanen als Zeitkiller. Dazu kommt der Fachkräftemangel. Die Bundesagentur für Arbeit führt Physiotherapie mit einem Engpasswert von 2,8 von 3,0 ganz oben unter den Engpassberufen.

Nach § 15 der Heilmittel-Richtlinie hat die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Verordnung zu beginnen. Ist dringlicher Behandlungsbedarf angegeben, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen. Sonst verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Marie fragt deshalb bei jeder neuen Verordnung zuerst nach dem Ausstellungsdatum.

Ist auf der Verordnung dringlicher Behandlungsbedarf angegeben, muss die Behandlung spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen beginnen statt innerhalb von 28. Für die Praxis heißt das: Solche Anrufe brauchen schnell einen Termin. Marie fragt das Kreuz ab und markiert die kürzere Frist für dein Team und auf der Warteliste.

Nach § 16 Absatz 4 der Heilmittel-Richtlinie gilt: Wird die Behandlung länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Marie kann Patientinnen und Patienten anrufen, die abgesagt und noch keinen neuen Termin haben, bevor diese Grenze erreicht ist.

Für Patienten ist die ehrlichste Hilfe eine Warteliste, bei der die Praxis wirklich zurückruft. Genau daran scheitert es oft, weil niemand Zeit zum Durchtelefonieren hat. Mit Marie kommt jeder Anrufer, der keinen Termin bekommt, mit Zeitfenster und Verordnungsdatum auf die Liste, und bei einer Absage ruft sie die Passenden nacheinander an.

Aus Sicht deiner Patienten: ja, und bei Marie auch am Sonntagabend. Sie nimmt die Absage an, bietet gleich einen Ersatztermin an und nennt deine Ausfallregel sachlich, ohne Vorwurf. Über ein Ausfallhonorar entscheidet weiter deine Praxis.

ScaleTalk startet ab 99 € im Monat. Der genaue Preis hängt vom Anrufaufkommen deiner Praxis ab, das rechnen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam durch.

Nein. Alles läuft über eine Rufumleitung auf deiner bestehenden Nummer. Du entscheidest, ob Marie immer rangeht, nur wenn am Tresen niemand abnimmt, oder nur außerhalb der Öffnungszeiten. Die Umleitung kannst du jederzeit wieder abschalten.

Ja, und das ist Pflicht. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Marie sagt es zu Beginn. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird durchgestellt, wenn jemand frei ist, oder bekommt einen Rückruf.

Ja. Viele Praxisprogramme wie STARKE Praxis oder Optica haben keine offene Schnittstelle. Dann arbeitet Marie als strukturierte Rezeption: Absagen, neue Verordnungen und Rückrufwünsche kommen fertig sortiert per E-Mail bei deinem Team an, Termine trägt sie direkt in deinen Online-Kalender ein, etwa eTermin, samedi, Google oder Outlook. Mit THEORG geht es über die Partnerschnittstelle, mit tinana über die offene Schnittstelle. Welcher Weg passt, klären wir in der Bedarfsanalyse.