KI-Telefonassistentfür Hausverwaltungen

Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe auf deiner bestehenden Nummer annimmt, im freien Gespräch erfasst, wer anruft und worum es geht, und das Anliegen an die richtige Stelle übergibt. In einer Hausverwaltung heißt das: Notfälle erkennen und zum Notdienst durchstellen, Schadensmeldungen vollständig aufnehmen, Standardfragen beantworten und alles andere zur zuständigen Sachbearbeitung durchstellen oder als Vorgang mit Rückrufwunsch im System anlegen.

Für das Telefon brauchst du keine neue Verwaltungssoftware, sondern einen Assistenten, der sich an deine Abläufe hält. Achte auf vier Punkte: eine Notfall-Logik, die du selbst festlegst, eine warme Weiterleitung mit kurzem Briefing statt einer bloßen Notiz, Server in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag und die Möglichkeit, auch selbst anzurufen, etwa für Handwerkertermine. Am besten prüfst du das mit einem Testanruf.

Eine feste gesetzliche Telefonzeit gibt es nicht. Entscheidend ist, dass Mieter und Eigentümer im Notfall wissen, wen sie erreichen, und dass Anliegen in angemessener Zeit bearbeitet werden. Das regeln Verwaltervertrag und Mietvertrag, im Zweifel klärst du das mit deiner Rechtsberatung. Marie sorgt dafür, dass jeder Anruf angenommen und richtig eingeordnet wird, auch außerhalb deiner Telefonzeiten.

Rund um die Uhr am Schreibtisch sitzen muss niemand. Für echte Notfälle wie Rohrbruch, Heizungsausfall im Winter oder eine Havarie im Haus sollte es aber einen Weg geben, der auch nachts und am Wochenende funktioniert. Genau dafür ist Marie da: Sie nimmt jeden Anruf an und stellt nur das zum Notdienst durch, was nach deinen Regeln nicht warten kann.

Eine feste Stundenzahl steht nicht im Gesetz, es kommt auf den Einzelfall an. Praktisch zählt bei einem Wasserschaden jede Stunde, weil sich Wasser in Decken und Wänden ausbreitet. Leitungswasser ist mit rund 1,07 Millionen Schäden im Jahr 2025 die häufigste Schadenursache in der Wohngebäudeversicherung (GDV). Marie erkennt den Wasserschaden im Gespräch und stellt sofort zum Notdienst durch.

Das hängt vom Einzelfall, von der Ursache und von deinen Verträgen ab. Diese Frage beantwortet Marie bewusst nicht, denn das wäre Rechtsberatung. Sie nimmt die Fakten auf, also was passiert ist, seit wann und wer was beauftragt hat, damit dein Team oder die Versicherung später sauber entscheiden kann.

Für eine brauchbare Schadensmeldung braucht die Verwaltung Kontaktdaten, Objekt und Wohnung, eine genaue Beschreibung, Datum und Uhrzeit und am besten Fotos. Genau diese Punkte fragt Marie im Gespräch ab. Fotos kann der Mieter danach per E-Mail schicken, Marie sagt ihm, an welche Adresse.

Eine feste Frist gibt es nicht. Frust entsteht meistens nicht durch die Bearbeitungszeit, sondern weil niemand sagt, wie es weitergeht. Mit Marie erfährt jeder Anrufer am Telefon den nächsten Schritt und bekommt eine SMS als Bestätigung. Dein Team arbeitet die Vorgänge nach Dringlichkeit ab.

ScaleTalk startet ab 99 € im Monat. Die Kosten richten sich nach deinem tatsächlichen Anrufaufkommen. Zum Vergleich: Eine Immobilienkauffrau oder ein Immobilienkaufmann verdient im Median 4.320 € brutto im Monat (Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit), dazu kommen die Arbeitgeberanteile. Marie ersetzt keine Sachbearbeitung, sie nimmt ihr das Telefon ab.

Laut Bitkom nutzen 82 % der Mieter das Telefon, um ihre Hausverwaltung zu erreichen, und nur 1 % Apps oder Portale. Marie holt Mieter genau dort ab. Sie spricht frei, ohne Tastenmenü, und wer ausdrücklich einen Menschen möchte, wird durchgestellt oder bekommt einen Rückruf. Hör dir die Beispiele oben an und mach den Testanruf.

Du. In der Einrichtung legen wir gemeinsam fest, welche Anliegen als Notfall gelten, welche Rückfragen Marie dafür stellt und an welchen Notdienst sie durchstellt. Im Zweifel stellt sie durch, statt abzuwimmeln. Der Notruf aus der Aufzugskabine bleibt davon unberührt.

Deine Nummer bleibt, Marie läuft über eine Rufumleitung. Jeder Vorgang kommt als Zusammenfassung per E-Mail oder per Schnittstelle zu deinem Team. Wie die Übergabe in deine Verwaltungssoftware konkret aussieht, klären wir in der Bedarfsanalyse an deinem Setup.