ScaleTalk

    BRANCHE / NOTARIATE

    Beurkundung, Beratung, Grundbuchamt. Und wer geht ans Telefon?

    Deine Notarfachangestellte bereitet Urkunden vor, koordiniert mit dem Grundbuchamt und betreut Mandanten. Gleichzeitig klingelt das Telefon. ScaleTalk nimmt jeden Anruf an.

    Demo buchenKostenfrei starten
    1.500+
    Anrufe automatisiert
    93 %
    Mandantenzufriedenheit
    2 Std.
    Zeitersparnis / Tag
    100 %
    Erreichbarkeit

    / DER ALLTAG

    Beurkunden und telefonieren. Gleichzeitig.

    Links, was deine NoFa gerade tut. Rechts, was gleichzeitig passiert.

    9:00 · ARBEIT

    Kaufvertragsentwurf für Familie Yilmaz vorbereiten

    Frist: Donnerstag. Noch 6 Seiten.

    9:12 · VERPASST

    Mandant Krüger: 'Was muss ich zum Termin mitbringen?'

    Standardfrage. Hätte 30 Sekunden gedauert.

    9:38 · MAILBOX

    Aufgelöste Witwe: Ehemann am Wochenende verstorben.

    Braucht dringend Hilfe beim Testament. Spricht auf Mailbox.

    9:45 · ARBEIT

    Grundbuchamt: Eintragungsmitteilung prüfen

    Rückfrage zur Auflassungsvormerkung Schmidt.

    10:15 · VERPASST

    Makler Weber drängt: 'Wann ist der Entwurf fertig?'

    Beurkundung läuft. Niemand am Platz.

    10:30 · ARBEIT

    Beurkundungstermin: GmbH-Gründung

    Notar + NoFa gebunden. Dauer: ca. 90 Minuten.

    11:00 · VERPASST

    Junges Paar möchte Erstberatung zum Hauskauf.

    Ruft zum zweiten Mal an. Wird nicht wiederkommen.

    11:30 · ARBEIT

    Vollzug Kaufvertrag Schmidt

    Auflassungsvormerkung beim Grundbuchamt beantragen.

    11:45 · VERPASST

    Handelsregister ruft zurück wegen GmbH-Eintragung.

    Wichtiger Rückruf. Verzögert den gesamten Vorgang.

    13:00 · ARBEIT

    Kostenrechnungen für 3 abgeschlossene Vorgänge

    GNotKG-Berechnung, Rechnungsversand.

    13:30 · MAILBOX

    Mandant Schmidt: 'Wie weit ist meine Grundbucheintragung?'

    Nur Name auf der Mailbox. Kein Aktenzeichen.

    Bis 14 Uhr: 8 Anrufe. 5 verpasst. Eine trauernde Mandantin auf der Mailbox. Ein Neukunde, der nicht wiederkommt.

    Was, wenn jeder dieser Anrufe professionell angenommen worden wäre?

    / LÖSUNG

    So entlastet ScaleTalk dein Notariat.

    Sechs konkrete Hebel, die deinem Team Zeit für die eigentliche Arbeit zurückgeben.

    01

    Beurkundungstermine

    Mandanten fragen nach freien Terminen. Die KI prüft den Kalender, schlägt passende Zeiten vor und bucht direkt. Mit automatischer Bestätigungsmail.

    02

    Erstberatung vorqualifizieren

    Hauskauf, GmbH-Gründung oder Testament? Die KI erfasst das Anliegen, beteiligte Parteien und Zeitrahmen. Deine NoFa bekommt eine strukturierte Zusammenfassung.

    03

    Unterlagen & Checklisten

    'Was muss ich mitbringen?' Die KI beantwortet Fragen zu benötigten Dokumenten, Ausweisen und Vollmachten. Direkt am Telefon, ohne Nachschlagen.

    04

    Statusanfragen

    'Wie weit ist meine Grundbucheintragung?' Die KI nimmt die Anfrage auf, dokumentiert Mandant und Aktenzeichen und leitet sie strukturiert ans Team weiter.

    05

    Dringende Weiterleitung

    Todesfälle, eilige Vollmachten oder fristgebundene Angelegenheiten erkennt die KI und leitet sofort an die richtige Person weiter.

    06

    Verschwiegenheit & Datenschutz

    Notarielle Verschwiegenheitspflicht erfordert höchste Standards. DSGVO-konform, Server in Deutschland, verschlüsselte Übertragung aller Mandantendaten.

    „Seit wir ScaleTalk nutzen, sind wir rund um die Uhr erreichbar und verpassen keinen wichtigen Anruf mehr – besonders schätzen wir den schnellen Support, bei dem wir in der Regel innerhalb weniger Stunden eine Rückmeldung erhalten."
    Dr. Jürgen Kadel
    Inhaber · Notariat Dr. Kadel

    / LOS GEHTS

    Schluss mit Besetztzeichen im Notariat.

    Starte heute mit ScaleTalk. Deine Mandanten erreichen immer jemanden – deine NoFa konzentriert sich auf die eigentliche Arbeit.

    Demo buchenKostenfrei starten