KI-Telefonassistentfür Hotels

Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe auf deiner Hotelnummer annimmt, Fragen zu Zimmern, Anreise und Haus beantwortet und jedes Anliegen als fertigen Vorgang per Schnittstelle oder E-Mail an die Rezeption übergibt. Man spricht auch von einem KI-Rezeptionisten am Telefon. Er kann auch selbst anrufen, etwa um eine Anreise zu bestätigen.

ScaleTalk startet ab 99 € im Monat. Der Preis richtet sich nach deinem Anrufaufkommen. Was das für dein Haus bedeutet, rechnen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam durch.

Für ein Hotel zählen vier Punkte: Läuft der Assistent auf deiner bestehenden Nummer? Spricht er die Sprachen deiner Gäste, und zwar ohne Tastenmenü? Kann er auch selbst anrufen, etwa vor der Anreise oder bei offenen Gruppenangeboten? Und liegen Server und Auftragsverarbeitung in der EU? Am schnellsten prüfst du das mit einem echten Testanruf.

Ja. Laut HOTREC-Studie 2026 kamen 2025 bei kleinen und mittleren Hotels in Deutschland 18,6 % der Übernachtungen per Telefon. Voraussetzung ist, dass jemand abnimmt. Marie nimmt Buchungsanfragen auch dann an, wenn die Rezeption gerade eincheckt oder schon geschlossen hat.

Für das Hotel fast immer, denn bei einer Direktbuchung fällt keine Portalprovision an. Ob auch der Gast weniger zahlt, entscheidet das Hotel. Das Bundeskartellamt hat die Bestpreisklausel von Booking für kartellrechtswidrig erklärt (Fallbericht 2016), Hotels in Deutschland dürfen direkt also günstiger anbieten.

Das Bundeskartellamt nennt in seinem Fallbericht von 2016 eine Standardprovision von 10 bis 15 % auf den Übernachtungspreis. Wer sich im Ranking weiter oben platzieren lässt, zahlt laut demselben Bericht deutlich mehr, bis in eine Spanne von 30 bis 50 %. Was das für dein Haus heißt, zeigt der Rechner auf dieser Seite.

Das hängt von den Buchungs- und Stornobedingungen deines Hauses ab. Marie nennt Gästen am Telefon genau die Bedingungen, die du hinterlegt hast. Zusätzlich kann sie die Anreise vorher telefonisch bestätigen. Wer nicht kommt, kann es dann rechtzeitig sagen, und das Zimmer lässt sich noch verkaufen. Das ist keine Rechtsberatung.

Der Gast meldet sich vorab online an und bekommt Zimmer- oder Türcode, oft ganz ohne Rezeption. Hakt es, greift er trotzdem zum Telefon. Marie erklärt den Ablauf, prüft die Buchung und stellt bei Bedarf zur Bereitschaft durch. Wie das mit deinem Check-in-System zusammenspielt, klären wir in der Bedarfsanalyse.

Laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datenstand 2025) liegt der Median für Vollzeitkräfte in der Berufsgruppe Hotelservice, zu der Hotelfachleute, Nachtportiers und Night Auditors gehören, bei 2.942 € brutto im Monat. Empfangskräfte in Helfertätigkeit liegen bei 2.639 €. Arbeitgeberanteile kommen jeweils dazu.

Ja. Marie läuft über eine Rufumleitung auf deiner bestehenden Nummer. Du legst fest, ob sie immer rangeht, nur bei besetzt oder nur außerhalb der Rezeptionszeiten.

Mit jeder Hotelsoftware, die eine Schnittstelle hat, und das haben die gängigen Systeme: PMS wie Oracle OPERA Cloud, Mews, Apaleo, protel, SIHOT oder Cloudbeds, Channel Manager und Buchungsmaschinen wie SiteMinder oder DIRS21 und die Tools deines Teams wie Outlook, Teams oder Slack. Marie kann den Gast vor dem Gespräch erkennen, während des Gesprächs Verfügbarkeiten prüfen und danach Vorgänge im System anlegen.

Über n8n, Make oder Zapier verknüpfen wir mehrere Systeme in einem Ablauf. Wie das bei dir aussieht, klären wir in der Bedarfsanalyse. Bis die Anbindung steht, kommt jede Anfrage als Zusammenfassung per E-Mail zur Rezeption.

Über 50 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch, Türkisch, Portugiesisch, Russisch, Chinesisch und Arabisch. Marie erkennt am ersten Satz, welche Sprache der Gast spricht, und antwortet darin. Ein Tastenmenü braucht es dafür nicht. Welche Sprachen für dein Haus aktiv sind, legen wir in der Bedarfsanalyse fest.

Nein. Ein KI-Rezeptionist übernimmt das Telefon, vor allem in Stoßzeiten und nachts. Gäste an der Theke begrüßen, Beschwerden persönlich klären, Gastfreundschaft leben: Das bleibt bei deinem Team. Braucht es einen Menschen, stellt Marie warm durch. Sie fasst das Anliegen kurz zusammen und verbindet dann.